智能化档案柜通常与电脑进行联合工作，因此在建立档案之前，工作人员需要对文件进行详细的分类，从重要文件，到普通文件进行合理的划分管理。借助档案柜电脑功能，在划分区域上做好准备工作，储存时才能一目了然，高效查找文件资料。
全封闭存储档案可以有效的避免灰尘、阳光等侵害。支架与柜壳一体化制成，更加坚固，承载能力强；具有保密权限功能，触摸屏操作输入密码正确方可进入存取档案操作，存储空间可自动进行优化，可节省档案存取时间，操作简单易懂，处理功能，可实行档案网络化管理，并可与中心的MRP、ERP系统进行无缝集成对接方便二次开发。
传统的档案柜生产比较简单，不需要太复杂的东西。而智能档案柜就不是这么简单的了，我们是在传统的档案柜的基础上，不断改良、创新，原料越用越贵的情况下，嵌入智能的系统和设备，而生产这些系统和配套的设备耗费的成本也是比较高的。
智能化档案柜系统运行过程中，计算机对智能化档案柜的运行状态进行实时监控，并进行必要的数据交换。档案管理软件可对档案存取进行日常管理，根据档案属性自动或手动安排储位，对相应的智能化档案柜产生存取请求，根据智能化档案柜的反馈信息作出存取确认。定期生成报表及盘点报表，满足档案管理需要，可条码输入，也可手工输入，提供查询。根据用户需要，提供与ERP的数据交换接口信息，便于接入用户的中心管理系统。
无论是普通档案柜还是智能档案柜，标签与条码的标注始终需要，在电脑上可以做控制调整，但是在存储文件上，需要将每份资料打上相应的标签， 比如合同，荣誉奖章等，并给予数字顺序，年份等，这样以来可以有效与电脑储存文件一一对应，保证查阅资料。
现在市场中很多的产品更新迭代是比较快的，就像手机，可能半年就会有新品进入市场，智能档案柜的的迭代可能不会那么快，但在研发上也不能落后，科技信息技术在不断飞速向前发展，这就在不断的推动我们也要不断的发展，在这个创新的时代，要让智能档案柜的技术变得更成熟，跟得上时代进步的脚步，就需要资金的支持。
所以智能化档案柜价格高。
